Databehandleraftale
Databehandlerbetingelser
Standardbetingelser for behandling af personoplysninger gennem Butterfly Capital Assistant på vegne af en særskilt dataansvarlig.
1. Parter og forrang
Den juridiske person, som efter skriftlig aftale anvender Appen og bestemmer formål og hjælpemidler for behandlingen, er "den Dataansvarlige". Butterfly Capital ApS, CVR 45662055, Store Kongensgade 62 A, 1., 1264 København K, er "Databehandleren".
Betingelserne supplerer parternes aftale om Appen. Ved modstrid har disse databehandlerbetingelser forrang for spørgsmål om behandling af personoplysninger.
2. Instruks og formål
Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige og i det omfang, det er nødvendigt for at levere Appens funktioner: indlæsning af e-conomic-data, afstemning, bilagskontrol, analyse, dokumentation samt klargøring eller udførelse af brugerautoriserede regnskabshandlinger.
Hvis en instruks efter Databehandlerens vurdering strider mod databeskyttelsesreglerne, orienteres den Dataansvarlige, og behandlingen kan sættes i bero.
3. Behandlingens karakter og varighed
Behandlingen består i indsamling via API eller brugerinput, strukturering, søgning, sammenstilling, analyse, midlertidig eller nødvendig længerevarende opbevaring, videregivelse til godkendte underdatabehandlere samt sletning. Behandlingen varer, så længe Appen er tilsluttet den Dataansvarliges e-conomic-aftale, og derefter så længe opbevaring er nødvendig efter dokumenteret instruks eller lov.
4. Oplysninger og registrerede
Behandlingen kan omfatte identitets- og kontaktoplysninger, virksomhedsrelationer, betalings- og transaktionsdata, faktura- og bilagsoplysninger, medarbejder- og lønoplysninger samt tekniske log- og godkendelsesdata.
De registrerede kan være den Dataansvarliges medarbejdere, kunder, leverandører, private sælgere, samarbejdspartnere og andre personer, som fremgår af regnskabsmaterialet. Særlige kategorier af personoplysninger må kun behandles, hvis det er nødvendigt, lovligt og udtrykkeligt instrueret.
5. Fortrolighed og sikkerhed
Personer med adgang er underlagt fortrolighed. Databehandleren anvender passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, herunder behovsbestemt adgang, multifaktorgodkendelse til administrativ adgang, kryptering under transport, separat hemmelighedsopbevaring, logisk kundeadskillelse og brugerautorisation før ændringer i e-conomic.
Foranstaltningerne vurderes løbende i forhold til behandlingens risiko, art og omfang.
6. Underdatabehandlere
Den Dataansvarlige giver generel tilladelse til brug af nødvendige underdatabehandlere. Den aktuelle løsning kan anvende OpenAI Ireland Ltd. og relevante koncernselskaber til assistent- og modelbehandling. Visma e-conomic A/S leverer regnskabssystemet og API'et efter den Dataansvarliges egen aftale. Hosting af selve politikwebstedet leveres af Cloudflare, Inc.; dette websted indeholder ikke regnskabsdata.
Databehandleren skal sikre, at en underdatabehandler pålægges databeskyttelsesforpligtelser, som i relevant omfang svarer til disse betingelser. Væsentlige ændringer meddeles, så den Dataansvarlige kan gøre saglig indsigelse.
7. Tredjelandsoverførsler
Overførsel uden for EU/EØS må kun ske efter dokumenteret instruks og med et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, samt nødvendige supplerende foranstaltninger.
8. Bistand
Databehandleren bistår efter rimelig anmodning den Dataansvarlige med at besvare anmodninger fra registrerede, gennemføre konsekvensanalyser, rådføre sig med tilsynsmyndigheder og dokumentere overholdelse. Omkostninger ved ekstraordinær bistand kan aftales særskilt.
9. Brud på persondatasikkerheden
Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den Dataansvarlige efter at være blevet bekendt med et brud, som berører oplysninger behandlet på den Dataansvarliges vegne. Underretningen skal så vidt muligt beskrive bruddets karakter, berørte registrerede og oplysninger, sandsynlige konsekvenser samt trufne eller foreslåede afhjælpende foranstaltninger.
10. Kontrol og revision
Databehandleren stiller de oplysninger til rådighed, som er nødvendige for at påvise overholdelse. Den Dataansvarlige kan med rimeligt varsel gennemføre eller lade gennemføre en forholdsmæssig kontrol, som tager hensyn til sikkerhed og andre kunders fortrolighed.
11. Returnering og sletning
Når behandlingen ophører, returnerer eller sletter Databehandleren personoplysninger efter den Dataansvarliges valg, medmindre EU-ret eller dansk ret kræver fortsat opbevaring. Adgangstokens tilbagekaldes eller slettes. Lovpligtigt regnskabsmateriale kan opbevares i den påkrævede periode og må i denne periode ikke anvendes til andre formål.
12. Kontakt og lovvalg
Henvendelser om disse betingelser sendes til kontakt@butterflycapital.dk. Betingelserne er underlagt dansk ret og de danske domstole.