Databeskyttelse
Privatlivspolitik
Sådan behandler Butterfly Capital ApS personoplysninger i forbindelse med Butterfly Capital Assistant.
1. Dataansvarlig
Butterfly Capital ApS, CVR 45662055, Store Kongensgade 62 A, 1., 1264 København K, er dataansvarlig for den interne brug af Appen.
Kontakt: kontakt@butterflycapital.dk.
2. Hvilke oplysninger behandles
Afhængigt af den konkrete opgave kan Appen behandle:
- brugerens navn, arbejdsrelaterede kontaktoplysninger, rolle og godkendelser,
- virksomheds- og regnskabsdata fra e-conomic, herunder konti, posteringer, saldi, kladder og dokumentreferencer,
- bilag og de personoplysninger, som fremgår af dem, eksempelvis oplysninger om kunder, leverandører, medarbejdere og private sælgere,
- instruktioner, analyser, kontrolnoter og en historik over brugerautoriserede handlinger, og
- tekniske oplysninger, der er nødvendige for sikker drift og fejlsøgning.
3. Formål og retsgrundlag
Oplysningerne behandles for at administrere bogføring, afstemme regnskabsdata, kontrollere bilag, dokumentere vurderinger, opdage fejl og klargøre eller udføre konkret godkendte handlinger i e-conomic.
Behandlingen sker navnlig for at overholde retlige forpligtelser, herunder bogførings- og dokumentationskrav, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, samt på baggrund af Butterfly Capitals legitime interesse i sikker og korrekt økonomistyring, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. For medarbejderoplysninger kan behandlingen desuden være nødvendig for ansættelsesforholdet og retlige forpligtelser.
4. AI-understøttet behandling
Appen kan bruge en AI-assistent til at forklare data, identificere afvigelser og foreslå dokumenterede handlinger. Der træffes ikke afgørelser med retsvirkning eller tilsvarende væsentlig virkning alene automatisk. En autoriseret bruger skal vurdere og godkende ændringer.
Butterfly Capital bruger ikke e-conomic-data til at træne AI- eller maskinlæringsmodeller. Eksterne AI-tjenester må kun anvendes under vilkår, hvor virksomhedens data ikke anvendes til modeltræning.
5. Modtagere og leverandører
Oplysninger kan behandles af leverandører, som er nødvendige for løsningen:
- Visma e-conomic A/S som regnskabssystem og API-udbyder,
- OpenAI Ireland Ltd. og relevante koncernselskaber som leverandør af den erhvervsmæssige assistent- og modeltjeneste, når en bruger vælger at lade Appen analysere oplysninger, og
- Cloudflare, Inc. som teknisk vært for disse offentlige juridiske sider. Regnskabsdata hostes ikke på selve politikwebstedet.
Derudover kan oplysninger udleveres til revisor, bogholder, rådgivere eller myndigheder, når det er nødvendigt og lovligt. Personoplysninger sælges ikke og bruges ikke til annoncering.
6. Overførsel til tredjelande
Nogle leverandører kan behandle oplysninger uden for EU/EØS. I så fald skal overførslen være baseret på et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser, samt relevante supplerende sikkerhedsforanstaltninger.
7. Opbevaring
Adgangstokens opbevares, indtil adgangen tilbagekaldes eller integrationen afbrydes. Midlertidige arbejdskopier slettes, når de ikke længere er nødvendige. Analyser, afstemninger og dokumentation, der udgør regnskabsmateriale eller kontrolspor, kan opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, eller længere hvis anden lovgivning eller en konkret sag kræver det.
8. Sikkerhed
Butterfly Capital anvender adgangsbegrænsning, multifaktorgodkendelse til administrativ adgang, krypterede forbindelser, separat opbevaring af API-hemmeligheder og brugerautorisation før ændringer. Adgangen kan tilbagekaldes i e-conomic.
9. Rettigheder
Registrerede kan efter omstændighederne anmode om indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet eller gøre indsigelse mod behandling. Rettigheder kan være begrænset af blandt andet bogførings- og dokumentationspligter.
Henvendelser sendes til kontakt@butterflycapital.dk. Der kan klages til Datatilsynet.
10. Politikwebstedet
Disse sider anvender ikke egne analyse- eller markedsføringscookies. Hostingudbyderen kan behandle IP-adresse og tekniske anmodningsdata for at levere og beskytte siden.